学校法人常翔学園 個人情報保護方針

学校法人常翔学園（以下、「学園」という）は、個人情報について、その適切な保護が非常に重要であるという認識のもと、以下の方針に基づき個人情報の保護に努めます。

1. 個人情報保護コンプライアンス・プログラムの制定

学園は、役員および教職員に個人情報の保護の重要性を認識させ、個人情報を適切に保護するための個人情報保護コンプライアンス・プログラム（本方針、『個人情報の保護に関する規定』およびその他の規定、規則を含む）を制定、遵守するとともに、継続的に改善を行います。

2. 個人情報の収集、利用および提供

学園は、『個人情報の保護に関する規定』およびその他の規定、規則に従い、必要な範囲で個人情報を適切に収集し、利用、提供を行います。また、情報主体（本人）からの個人情報の開示や訂正等、情報主体への適切な対応を行います。

3. 個人情報の安全管理

学園は、個人情報の紛失、毀損、破壊、改ざん、漏えい等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じ、予防ならびに是正に努めます。

4. 個人情報に関する法令およびその他の規範の遵守

学園は、個人情報の取扱いについて、個人情報の保護に関する法令および行政機関その他が特に定めた規範、ガイドライン等を遵守します。

5. 特定個人情報の取扱い

学園は、個人番号および特定個人情報を取り扱うにあたり、本方針1～4に加えて、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」に基づき、法定の個人番号関係事務の範囲内で適切に収集、利用、提供、保管、廃棄を行うとともに、別途『学校法人常翔学園個人番号および特定個人情報取扱規定』を定め、これを遵守します。

学校法人常翔学園

本方針に関するお問い合せ

総務部 総務課

TEL： 06-6954-4014

広島国際大学の学生情報の取扱いについて

1. 学生情報の保護についての基本的な姿勢

本学は、本学の大学および大学院において教育を受けている方、教育を受けようとする方および過去において教育を受けた方、教育を受けようとした方ならびにその保護者（以下「学生等」といいます。）へのサービスおよび大学業務を円滑に行うため、学生等の氏名、住所、電話番号、Eメールアドレス等の情報を収集・利用しております。本学は、これらの学生等の個人情報（以下「学生情報」といいます。）の適正な保護を重大な責務と認識し、この責務を果たすために次の方針の基に個人情報を取り扱います。

1. 個人情報の保護に関する法律その他の関係法令を遵守し、学生情報を適切に取り扱います。また、取扱いの改善に努めます。
2. 学生情報の収集に際しては、利用目的を特定して通知または公表し、その利用目的にしたがって取り扱います。
3. 学生情報の漏洩、紛失、改ざん等を防止するために委員会を設け適切な管理を行います。
4. 保有する学生情報について、本人からの開示、訂正、削除、利用停止の依頼を所定の窓口で受け、誠意をもって対処します。
   
   

2. 学生情報の利用目的

本学は、管理・運営にかかわる業務を遂行するために、保有している個人データを、下記の目的のために利用します。下記の目的以外にデータを利用する必要が生じた場合は事前に同意を得ることとします。なお、個人情報を直接本人から書面等により取得するときは、具体的に利用目的を明示します。
また、下記のサービスおよび業務を円滑に進めるため、本学設置法人である学校法人常翔学園との間で、個人データを共同利用することがあります。

1. 本学にかかわる業務上の各種通知、連絡、掲示を行うため
2. 授業、試験等を円滑に運営するため
3. 学生の学籍管理、履修・成績管理等を行うため
4. 学生の修学指導用に保証人へ成績通知を行うため
5. 学生の奨学金交付、各種助成、課外活動、住居・アルバイト紹介、保健衛生管理等、学生生活支援及び福利厚生業務を行うため
6. 学生のキャリア教育および進路支援業務を行うため
7. 入学者選考及び入学試験業務を行うため
8. 各種証明書等を発行するため
9. 学費等の納入、寄付金の募集等に関する業務を行うため
10. 自己点検・評価、第三者評価、各種補助金申請及び各種統計調査にかかわる業務を遂行するため
11. 図書館、情報センター等の学校の教育・研究施設の利用、図書・教室・会議室の貸出、情報ネットワークの利用等にかかわる業務を遂行するため
12. 在学生の父母・保証人で構成される後援会の活動、卒業生で構成される校友会の活動を支援するため
13. 記のほか、本学の管理・運営にかかわる業務において必要な事項を処理するため
    
    

3. 学生情報の第三者への開示・提供

本学は、以下のいずれかに該当する場合を除き、原則として学生情報を第三者へ開示または提供することはありません。

1. 「個人情報の保護に関する法律｣第23条1項に該当する場合
2. 本人の同意がある場合
3. 利用目的に沿った業務を遂行するために、業務の全部又は一部を委託する場合
4. 保証人へ情報提供する場合
   1. 学籍・成績照会について、学生指導上必要な場合は、原則として郵送で対応します。
      ただし、急を要する場合は電話での照会にも応じますが、郵送、電話いずれの場合も保証人であることを確認した上で行うこととし、父母・保証人以外の親族の方からの問合わせには、原則として応じません。
   2. 前期、後期末学業成績通知書を学生の保証人の住所に郵送します。また、学業成績不振のため指導が必要と思われる場合には、学生の保証人に、学修指導面談実施の通知を郵送いたします。
   3. 後援会が各地で行う保護者ミーティングで個別面談を希望する父母・保証人に対しては、直近の成績を提供します。
5. 外部関連機関への提供
   1. 本学の単位互換協定校に対しては、当該協定校の科目を履修申請した場合に、受入れ協定校及び本学における学籍・履修処理及び成績処理のため、その履修申請書及び成績結果の授受を行います。
   2. 教職、資格関連、その他学部において実習や資格取得申請等を行う場合は、手続に必要とされる学籍情報、履修・成績情報を実習受入れ先や所轄官庁に提供します。また、実習指導を円滑に行うために必要と判断した場合には、実習受入れ先の個人情報の照会に応ずることがあります。
   3. 日本学生支援機構や地方自治体、民間などの奨学事業団体に奨学金を申請する場合は、その申請用紙に記載された内容や添付書類を、また、受給後の成績状況等継続に必要な情報を当該団体に提供します。
   4. 第三者評価機関等の審査を受けるため該当する情報を提供します。
6. 校友会（同窓会組織）への提供
   学園校友会等（同窓会組織）の円滑な活動、連絡等のため。
   
   

4. 業務委託に伴う安全管理

学費納入管理業務や学籍・成績処理業務等のためのプログラム開発や、書類郵送業務、証書類の筆耕等を学外の専門業者に委託するため、業務に応じて学生番号、氏名等必要最小限のデータを提供します。この場合、本学では、個人データの安全管理について、目的以外の使用や第三者への提供の禁止、委託業務終了後のデータの返却あるいは廃棄などについて文書を取り交わすとともに、データの適切な管理が行われるよう監督します。

5. 学生情報の開示

本学が保有する学生情報に関して、学生等が自身の情報の開示を希望する場合は、申出者が本人であることを確認したうえで、合理的な期間および範囲で回答します。

6. 学生情報の訂正等

本学が保有する学生情報に関して、学生等が自身の情報の内容について、訂正、追加または削除を希望する場合は、申出者が本人であることを確認したうえで、事実と異なる内容がある場合には、合理的な期間および範囲で情報内容の訂正、追加または削除を行います。

7. 学生情報の利用停止・消去

本学が保有する学生情報に関して、学生等が自身の情報の利用停止または消去を希望する場合は、申出者が本人であることを確認したうえで、合理的な期間および範囲で利用停止または消去します。これらの情報等の一部または全部を利用停止または消去した場合、不本意ながらご要望にそったサービスの提供ができなくなることがあります。（なお、関連法令との関係から情報を利用停止または消去の申し出に応じられない場合があります。
また本学は、「2.学生情報の利用目的」に記載した事項のために、学生情報を大学に届け出ている保証人に提供する場合があります。満年齢が20歳に達した学生等で提供を望まない方は、本学に申し出ることにより、提供を停止することができます。

8. 学生情報の開示等の受付方法・窓口

本学が保有する学生情報に関する開示等（上記「4.学生情報の開示、5.学生情報の訂正等、6.学生情報の利用停止・消去」）の申し出は、下記の要領で受け付けます。

1. 受付手続	下記の窓口に、本学所定の書面に必要事項をご記入のうえ、直接お越しいただくか、下記の宛先に郵送でお申し込みください。受付手続についての詳細は、申し出いただいた際に説明しますが、下記の方法により本人（または代理人）であることを確認したうえで、書面の交付その他の方法により回答します。
2. 受付窓口	広島国際大学 （住所）〒739-2695　広島県東広島市黒瀬学園台555-36 （部署名）学長室 TEL： 0823-70-4503 FAX： 0823-70-4513
本人または 代理人の確認	本人からの申込みの場合は、本人であることを学生証・運転免許証・健康保険の被保険者証または本学ご登録情報等により確認します。 代理人からの申込みの場合は、代理人であることを確認できる書類の他、委任状、本人への電話等により確認します。

なお、受付時間は月～金までの平日午前9時から午後5時までです。

以上

改定日：2020年3月31日

最終更新日：2024.05.08